الجو العام— نحاول ان نبقى مدركين لأجسادنا داخل المكان: اين نحن؟ جالسين ام واقفين؟ في الخارج أي في الهواء الطلق ام في داخل الغرفة؟ هل بإمكانك رؤية وجه كل شخص او على الأقل معرفة ما إذا كنت تستطيع ان تفعل ذلك؟ يربط الجلوس بشكل دائري الكل ببعضهم البعض ويقلل من التسلسل الهرمي. المكان وكيفية استخدامك له امر مهم ايضا.
تحديد الأولويات— بالنسبة لنا، جزء من مسؤوليات المنسق (او مجموعة المنسقين) هو تنظيم الاعمال اللوجستية والتفكير في التفاصيل لتكون عادلة وشاملة قدر المستطاع خلال كل مرحلة. ما هي اولوياتك انت؟ هل اولوياتك هي جمع أكبر طيف متنوع من الأصوات قدر الامكان؟ إذا كان الامر بهذا الشكل فكيف ستحافظ على هذه الأولوية طوال المناسبة وليس فقط عند تقديم دعوات لمجموعة مختلفة؟ مرة ثانية العملية بأكملها هي المفتاح، التأكد من ان الجميع جزء من المشوار عبر المشوار كله وليس فقط في البداية (الظهور) والنهاية (اتخاذ القرارات على سبيل المثال). إذا أراد شخص ما ان يكون حاضرا وفاعلا فهذا امر مميز وهو هدية للجميع بما في ذلك المنسق (او المنسقين). ولكن إذا احتاج بعض الأشخاص الى مساحة او بعض من الوقت لعدم التواجد بفعالية، فيجب تقبل واحترام ذلك أيضا من أي تدخل ما لم يكن ذلك لائقا. لقد اصبحت نظرية (الاذرع المفتوحة وعدم الحكم) لفقر مشاركة الاخرين امر في غاية الأهمية.
من— من سيأتي الى المناسبة؟ هل تواصلت مع الجميع من الذين يجب ان يحضروا؟ هل قمت بإرسال رسائل جماعية او لربما تواصلت بشكل فردي وأكدوا لك إمكانية حضورهم؟ هل عملت على تسهيل طريقة حضور الناس الذين وصولهم للمكان المطلوب قد يكون فيه بعض التحديات؟ (هل يعرفوا كيفية استخدام الخرائط ووسائل النقل العام، إذا كان ذلك متوفرا؟ هل لديهم ثمن تكلفة استخدام تلك الوسائل؟)
التركيبة اللغوية للمجموعة — بالنسبة للأفراد القادمين من أجزاء مختلفة من العالم والذين يتحدثون بلغاتهم الام (الاصلية)، هل لديك تفهم كامل لمهاراتهم اللغوية بخصوص اللغة المستخدمة في الاجتماع؟ او هل لديك مترجمين؟ لا يكفي فقط فهم الحديث وانما الشعور بانك قادر ولديك الشجاعة للمشاركة بالمناقشات. هل المكان مريح بشكل كافي حتى يشعر الافراد من الذين لديهم قدر من التحديات ان يطلبوا التوضيح عند الحاجة ام انهم مجبرين على التظاهر من اجل (تمشية الأمور)؟
المترجمون— هل لديك مترجمون للأفراد الذين قد يحتاجون التركيز أكثر على المحتوى بدلا من تعلم اللغة؟ حتى لو كان الشخص يجيد اللغة بشكل لا بأس به، الكثير من المعنى والدقة قد تكون مفقودة. كيف يمكنك جعل الجو العام مريح لدرجة ان لا يأخذ فيها المتواجدون الموضوع بشكل شخصي إذا كان هنالك مترجم لشخص لديه أساس معرفي جيد؟ يتعلق الامر بالأولويات: كشخص منسق، يرجع الامر لك في جعل الجميع يشعرون بالارتياح. يرجع الامر لك بإعطاء فرصة متساوية للجميع في استيعاب الحديث وتبادله قدر الإمكان. إذا استبعد شخص ما بسبب اللغة او بسبب فهمه لجزء من الحديث فقط وهو غير متأكد مما قد فاته، فستعاني المجموعة بأكملها. لا تنسى المترجمين بين الإنكليزية والكرواتية لأنه في بعض الأحيان يعتبر الموضوع بديهي او منتهي منه. غالبا ما يكون لدينا مترجمين للغة العربية والفارسية، ولكننا نسينا تحديد الذين يترجمون بين الإنكليزية والكرواتية لان بعض النقاش قد يحدث باللغة الكرواتية وثم الإنكليزية ومن ثم لغة أخرى او بالعكس. نادرا ما يكون الإنتاج والتبادل المعرفي متوازنا، ولكن يمكن عمل الكثير لجعل العدالة هدفا.
التوقيت والمكان— امنح المترجمين فرصة للترجمة واطلب منهم عمل ذلك بشكل فوري بدلا من انتظار توقف الشخص عن الحديث. اثناء حدوث الترجمة الفورية وبالخصوص في المجموعات الصغيرة، يمكن ان يعقد ذلك الامر على الباقين من السماع بشكل واضح بسبب الهمس. قد يشعر المترجمون ومستمعوهم الذين ينتظرون توقفهم بالضغط ليسرعوا بالترجمة.
في بعض الاحيان قد نأخذ وقتنا وطاقتنا وجهدنا كشيء منتهي منه. لا يمكننا ان نكون دائما على علم بوضع حياة كل شخص. خصص وقتا وحيزا لمعالجة المعلومات واستيعابها، ولخلق الأفكار، وللتعبير عن المشاعر.
إذا كانت قد قلت طاقتك، فقرر إذا ما كان الوقت قد حان لاستراحة او للعبة ما. ولا تنسى الطعام والشراب!
القوة والمشاركة— قد تكون أصوات بعض الناس مهيمنة. يمكن لديناميكية القوة ان تكون مخيفة. لذلك تأكد من ان للجميع فرصة للتحدث، قد يحتاج بعض الأشخاص الى دعوة للمشاركة، حتى لو كانت الدعوة للجميع قد أعلنت في البداية. انسيابية الحديث بين الناس امر ليس بالسهل ابدا. ادعو الاخرين بطريقة لطيفة لمشاركة أفكارهم، ولكن احترم رغبة الناس أيضا بعدم المشاركة. قد يكون الامر مخيفا ان تتحدث لمجموعة كبيرة من الناس او مع اشخاص معينين. احدى الخيارات هي ان يقسم التجمع الى مجموعات صغيرة لتسهيل مهمة تحدث كل شخص ضمنها قبل تحويل تلك الأفكار للمجموعة الكبيرة. يحتاج ويتوجب ان يكون صوت كل منا مسموع، لذا ادرس الغرفة ووازن الموضوع، وتجنب المحادثات غير المتوازنة التي يتم فيها تماما تجاهل بعض الأشخاص.
عقبات التواصل— الخيار الاخر هو ان يصبح تبادل الحديث مضطربا. التعليقات المسيئة او المثيرة للاستفزاز (يمكن ان تكون دون قصد، حصلت بسبب التسرع او الغضب او الألم) وإذا ترك الموضوع من دون التحدث فيه او من دون تدخل فقد يؤدي الى المزيد من الانزعاج وعدم الراحة. وحتى لو تركت بعض التصرفات او الكلمات او المواقف ليتم التعامل معها فيما بعد، فمن المهم جدا الاعتراف بذلك في الوقت المناسب. ويجب الانتباه الى ان زيادة الحماسة في الحديث ستؤدي الى توقف الاستماع وسوء فهم محتمل وخصام واذية. تسمع الأصوات العالية نفسها فقط، إذا وجدت ميول مضطربة لمقاطعة الحديث، فاقترح بلطف طرقا بديلة للحوار. وعلينا استيعاب فكرة ان عندما يقول البعض “نعم” فهم يقصدون “ربما”، وعندما يقول البعض “ربما” فانهم يقصدون بذلك “نعم” والبعض الاخر “كلا”. هناك من يقول “كلا” ولكنه في الحقيقة يقصد بذلك “ربما” وهكذا. وصلت الفكرة!
الصور والتسجيل والملاحظات— تأكد من شرحك لجميع الحضور والحصول على موافقتهم إذا كان هناك أي عملية تصوير فوتوغرافي او بالفيديو او تسجيل صوتي او حتى اخذ ملاحظات. عادة ما تكون فكرة التسجيل ليست الأمثل لأنها قد تزعج الشخص وتجعله يشعر كأنه مراقب او مُتجسس عليه. إذا كان التسجيل لغرض داخلي فاشرح الأسباب وبين الطريقة المخطط لاستخدام التسجيل فيها. من الممارسات الجيدة، حتى لو كانت لديك موافقة من الناس اثناء عمل التسجيل الصوتي او المرئي، الرجوع لهم واخذ موافقتهم إذا كنت تخطط لمشاركة المحتوى مع العموم على سبيل المثال في مواقع التواصل الاجتماعي. تتغير الظروف مع مرور الوقت، حتى لو كانت لديك اذن في ذلك اليوم، ولم تشارك ما تم تسجيله مع العموم الا بعد عدة أشهر، فاتصل بالمشاركين مرة ثانية واشرح لهم الغرض من الاستخدام والموقف العام واحصل على موافقتهم مجددا.
اما إذا كنت تدون الملاحظات، فحاول ان يكون لديك ملخص للملاحظات التي يمكنك ترجمتها ومشاركتها مع الجميع وبأكثر من طريقة إذا تطلب الامر، للمساعدة في إعطائهم الشعور بالمتابعة او حتى الانتهاء وفقا للحدث او الموضوع.
الاتفاقات والمبادئ التوجيهية — يمكنك قبل التجمع اعداد قائمة خاصة بالاتفاقات والمبادئ التوجيهية التي يجب على الجميع احترامها طوال فترة الاجتماع. ويجب جعل هذه المبادئ التوجيهية واضحة للجميع. من بين تلك المبادئ التوجيهية المهمة، وجدنا الاتفاق على ان لا يسمح لاحد بمشاركة القصص والمعلومات والمشاعر الشخصية التي تمت مشاركتها في تلك الاثناء خارج إطار الاجتماع. يمكننا فقط المشاركة مع الاخرين خارج المجموعة في حال فقط كانت لدينا اذن وموافقة بفعل ذلك. فحفظ الخصوصية هي جزء من بناء الشعور بالأمان والراحة بسبب الثقة التي بنيت ونحن مستمرين في الحفاظ عليها. اعتني بنفسك. نحن جميعا نتعلم سوية وباستمرار. “ما يقال هنا يبقى هنا، وما يتم تعلمه هنا ينتشر من هنا”