Atmosfera – Pokušavamo biti svjesni svojih tijela u prostoru. Gdje se nalazimo? Sjedimo li ili stojimo? Vani, na otvorenom ili u sobi? Možemo li vidjeti svačije lice, odnosno je li moguće da vidimo svačije lice? Sjedenje u krugu povezuje svaku osobu sa svima ostalima i umanjuje hijerarhiju. Prostor je jednako važan kao i način na koji svatko od nas taj prostor zauzima.
Postavljanje prioriteta — Za nas je dio odgovornosti voditelja (ili skupine voditelja) organiziranje logistike i promišljanje detalja kako bismo bili što pravedniji tijekom cijelog procesa. Što je tvoj prioritet? Je li tvoj prioritet uključiti što različitije glasove? Ako je tako, kako ćeš zadržati taj prioritet tijekom cijelog događanja, a ne samo pozivanjem raznolike grupe? Ponovo, proces je ključan; konstantno osiguravati da su svi aktivno sudjeluju tijekom cijelog procesa, a ne samo na početku (pojavljivanje) i na kraju (donošenje odluka). Ako netko želi biti prisutan i angažiran, to je divno i poklon je za sve ostale, uključujući voditelja(e). S druge strane, ako nekome treba prostor da ne bude u potpunosti angažiran i to treba poštovati i prihvatiti, bez zamjeranja. Važno je prihvatiti bez osude zbog nedostatka koncentriranijeg angažmana.
Tko – Tko dolazi na vaš događaj? Jesi li došao/došla do svih ljudi koji bi trebali biti tamo? Jesi li poslao/poslala grupne poruke i možda pojedinačne poruke i dobio/dobila potvrdu o prisustvu? Jesi li omogućio/omogućila dolazak onima koji možda imaju više izazova doći do lokacije? (Mogu li čitati karte i kretati se sustavom javnog prijevoza, ako je to dostupno? Imaju li sredstva za plaćanje tog sustava?)
Jezični sastav grupe – Jesi li dovoljno upoznat/upoznata s jezičnim specifičnostima koje koriste ljudi iz različitih dijelova svijeta a sudjeluju na sastanku? Ili ste osigurali prevoditelje? Nije dovoljno samo razumjeti, nego osjećati se osnažen/osnažena da se možeš uključiti i sudjelovati u raspravama. Je li atmosfera dovoljno ugodna da ljudi osjećaju da mogu zatražiti pojašnjenje kada je to potrebno ili su pod indirektnim pritiskom da se pretvaraju te ‘pristanu’ bez pravog razumijevanja?
Prevoditelji/Tumači – Imaš li prevoditelje za one koji bi se možda trebali usredotočiti na sadržaj umjesto na učenje jezika? Čak i ako osoba solidno govori jezik, može se izgubiti puno značenja i suptilnosti. Kako učiniti atmosferu dovoljno ugodnom da nitko ne shvati osobno ili kao uvredu ako postoji prevoditelj za nekoga tko ima dobro temeljno poznavanje jezika? Radi se o prioritetima: kao moderatoru, na tebi je da se svi osjećate opušteno. Na tebi je da izjednačite priliku za što bolje razumijevanje i razmjenu. Ako je netko izostavljen zbog jezika ili zbog (ne)razumijevanja određenog postotka rasprave, ali nije siguran što je propustio, tada pati cijela grupa. Nemoj zaboraviti na prevoditelje s hrvatskog na engleski kako ih ne bi uzeli zdravo za gotovo. Često smo imali arapske i farsi prevoditelje, ali smo zaboravili formalizirati hrvatsko-engleske jer su se neke rasprave prevodile s hrvatskog na engleski pa na drugi jezik i obrnuto. Proizvodnja i razmjena znanja rijetko su uravnoteženi, ali se može mnogo postići stremeći pravednosti.
Vrijeme i prostor – Daj prevoditeljima priliku da prevode i zamoli ih da to rade zajedno umjesto da neki ljudi prevode simultano, a drugi čekaju pauzu. Oni koji to rade simultano, posebno u malim grupama i prostorima, mogu otežati drugima da čuju iznad šapta prevoditelja. Prevoditelji i njihovi slušatelji koji čekaju pauzu onda možda osjećaju pritisak da požure.
Ponekad svoje vrijeme, energiju i trud uzimamo zdravo za gotovo. Ne možemo uvijek biti svjesni situacije u svačijem životu. Odvojite vrijeme i dajte prostora za obradu, za usvajanje informacija, za stvaranje ideja, za izražavanje osjećaja. Ako je energija niska, odlučite je li vrijeme za pauzu ili za neku igru. Ne zaboravite na osvježenje i hranu!
Moć i sudjelovanje – Glasovi nekih ljudi možda dominiraju. Dinamika moći može biti zastrašujuća. Pobrinite se da svi imaju priliku govoriti. Nekim ljudima bit će potreban dodatan poziv da se uključe i sudjeluju čak i ako je opći poziv svima istaknut na početku. Upravljanje komunikacijom među ljudima nikad nije lako. Uvažavajući sve sudionike pozovi ih da podijele svoja razmišljanja. Ali također poštuj želju ljudi da ne sudjeluju. Može biti zastrašujuće razgovarati u većoj grupi ili s određenim ljudima. Jedna od mogućnosti je podijeliti okupljanje u male grupe i pokušati omogućiti da svaka osoba govori unutar male grupe prije nego što svoje misli prenese većoj grupi. Svi mi želimo da se naši glasovi čuju i moraju biti saslušani. Analizirajte prostor, tražite ravnotežu. Izbjegavajte jednostrane razgovore u kojima su neki ljudi potpuno zaobiđeni.
Komunikacijski problemi – Druga je mogućnost da razgovor postane loš. Provokativni ili uvredljivi komentari (mogu biti nenamjerni, izgovoreni u žurbi, ljutnji ili povrijeđenosti) ako im se ne prida potrebna pažnja, bez posredovanja dovest će do daljnje nelagode. Čak i ako bi neka djela, riječi ili stavove ostavili da se s njima kasnije pozabavite, važno ih je pravovremeno adresirati. Budi svjestan/svjesna da će porast energije u razgovorima dovesti do ometanja slušanja, mogućih nesporazuma, sukoba i štete. Glasni glasovi čuju samo sebe. Ako postoje neke ometajuće tendencije, poput prekidanja, nježno predložite alternativne načine komunikacije.
Vrijedno je internalizirati ideju da dok neki ljudi govore “Da”, oni misle “Možda”; kada neki kažu “Možda” misle “Da”, dok drugi misle “Ne”. Postoje oni koji kažu “Ne”, ali zapravo misle “Možda”, i tako dalje. To je obrazac.
Fotografije, snimke i bilješke – Obavezno objasni i traži dopuštenje od sudionika ako će se fotografirati, snimati video ili audio zapisi ili voditi bilješke. Snimke obično nisu idealne jer mogu biti nametljive i te bi zbog njih sudionici mogli imati osjećaj da ih netko gleda ili sluša. Ako je za interne svrhe, objasnite obrazloženje i kako se planira koristiti. Čak i ako imaš dopuštenje ljudi u trenutku izrade tih audio ili vizualnih snimaka, dobra je praksa provjeriti s njima i dobiti njihov pristanak ako planiraš bilo koji sadržaj javno dijeliti putem društvenih medija, na primjer. Okolnosti se s vremenom mijenjaju. Čak i ako imaš dopuštenje tog određenog dana, a ništa javno ne podijeliš sve do nekoliko mjeseci kasnije, ponovno kontaktiraj sudionike, objasni upotrebu, kontekst i ponovno zatraži njihovo dopuštenje. Ako si pisao/pisala bilješke, pokušaj imati sažetak bilješki koje možeš prevesti i podijeliti sa svima na više od jednog načina ako je potrebno kako bi se osiguralo naknadno praćenje (follow up) ili zaključak, ovisno o temi ili događaju.
Dogovori i smjernice – Prije okupljanja možeš osmisliti popis dogovora ili smjernica kojih se trebate pridržavati tijekom cijelog sastanka. Neka ove smjernice budu jasne svima. Ustanovili smo da je jedna važna smjernica dogovor da se ono što se dijeli na okupljanju, osobito osobne priče, informacije i osjećaji, ne dijeli izvan kruga okupljanja. Izvan grupe možemo dijeliti samo ako imamo dopuštenje i pristanak. Privatnost je dio izgradnje osjećaja sigurnosti i udobnosti zbog povjerenja koje smo izgradili i nastavljamo održavati. Budi opažljiv/pažljiva. Svi zajedno kontinuirano učimo. “Ono što se ovdje kaže ostaje ovdje, ono što se nauči ovdje odlazi odavde.”