جو و اتمسفر— ما سعی می کنیم از بدن خود در فضا آگاه باشیم. ما کجا هستیم؟ نشسته یا ایستاده؟ بیرون، در هوای آزاد، یا در یک اتاق؟ آیا می توانید چهره همه را ببینید یا حداقل بدانید که می توانید؟ نشستن در یک دایره، هر فرد را با دیگران مرتبط می کند و سلسله مراتب را به حداقل می رساند. فضا و نحوه اشغال آن فضا مهم است.
تعیین اولویت‌ها — برای ما، بخشی از مسئولیت تسهیلگر (یا گروهی از تسهیل‌گران) سازماندهی تدارکات و فکر کردن به جزئیات در طول فرآیند است که تا انجا که ممکن است عادلانه و فراگیر باشد. اولویت شما چیست؟ آیا اولویت شما این است که تا جایی که ممکن است صداهای متنوع را بگنجانید؟ اگر چنین است، چگونه این اولویت را در سراسر رویداد حفظ خواهید کرد و نه فقط در دعوت از یک گروه متنوع؟ باز هم، فرآیند کلیدی است. اطمینان حاصل کنید که همه در طول سفر بخشی از سفر هستند، نه فقط شروع (خود را نشان دادن) و پایان (مثلاً تصمیم گیری). اگر کسی بخواهد حضور داشته باشد و درگیر فرایند باشد، فوق‌العاده است و این یک هدیه به همه افراد دیگر از جمله تسهیلگر (ها) است. اما اگر کسی به فضا نیاز دارد که به طور کامل درگیر نشود، آن هم باید مورد احترام و پذیرش قرار گیرد، بدون فضولی، مگر اینکه مناسب به نظر برسد. آغوش باز بدون قضاوت کسی به دلیل عدم تعامل متمرکزتر، مهم شده است.
چه کسی — چه کسی به رویداد شما می آید؟ آیا با همه افرادی که باید آنجا باشند تماس گرفته اید؟ آیا پیام‌های گروهی و شاید پیام‌های فردی را ارسال کرده‌اید و تأیید حضور را دریافت کرده‌اید؟ آیا حضور افرادی را که ممکن است برای رسیدن به محل با چالش های بیشتری روبرو باشند تسهیل کرده اید؟ (آیا آنها می توانند نقشه ها را بخوانند و از سیستم حمل و نقل عمومی استفاده کنند، اگر در دسترس باشد؟ آیا آنها ابزاری برای پرداخت هزینه آن سیستم دارند؟)
آرایش زبانی گروه— برای افرادی با زبان مادری مختلف از سایر نقاط جهان، آیا درک واضحی از مهارت های زبانیشان برای آنها که در جلسه استفاده می شوند دارید؟ یا مترجم دارید؟ فقط درک کردن کافی نیست، بلکه احساس می کنید که می توانید و تشویق می شوید در بحث ها شرکت کنید. آیا فضا به اندازه‌ای راحت است که افراد با چالش‌های بیشتر، احساس کنند می‌توانند در صورت نیاز توضیح بخواهند یا تحت فشار قرار می‌گیرند که «همراه شوند» و وانمود کنند؟
مترجمان/مترجمان زبانی یا نوشتاری— آیا مترجمی برای کسانی دارید که ممکن است به جای یادگیری زبان، توجه خود را بر روی محتوا متمرکز کنند؟ حتی اگر فرد سخنران ماهرآن زبان باشد، بسیاری از معنا و ظرافت می تواند از بین برود. چگونه می‌توانید فضا را به اندازه کافی راحت کنید تا کسی آن را شخصی نبیند و به خود نگیرد، اگر مترجمی برای کسی که دانش پایه خوبی دارد وجود داشته باشد؟ این در مورد اولویت ها است: به عنوان تسهیل کننده، این شما هستید که باید مطمن شوید همه احساس راحتی می کنند. این به شما بستگی دارد که فرصت را برای داشتن بهترین تفاهم و تبادل تا حد ممکن برابر کنید. اگر کسی به دلیل زبان یا به دلیل درک درصد معینی از بحث کنار گذاشته شود، اما مطمئن نباشد که چه چیزی از قلم افتاده است، کل گروه متضرر می شود. مترجم بین کرواسی و انگلیسی را فراموش نکنید تا آنها را بدیهی نگیرید. ما اغلب مترجمان عربی و فارسی داشته‌ایم، اما فراموش کرده‌ایم که ترجمه‌های کرواسی-انگلیسی را رسمی کنیم، زیرا برخی از بحث‌ها از کرواتی به انگلیسی و سپس به زبان دیگری و برعکس می‌رفت. تولید و مبادله دانش به ندرت متعادل می شود، اما می توان کارهای زیادی را برای هدف گذاری به سمت عدالت انجام داد.
زمان و مکان — به مترجمان فرصتی برای ترجمه بدهید و از آنها بخواهید که این کار را با هم انجام دهند به جای اینکه برخی افراد به طور همزمان این کار را انجام دهند و دیگران منتظر مکث باشند. کسانی که به طور همزمان این کار را انجام می دهند، به ویژه در گروه ها و فضاهای کوچک، می توانند شنیدن صدا با وجود زمزمه ها را برای دیگران دشوار کنند. مترجمان و شنوندگانی که منتظر مکث هستند، ممکن است احساس فشار کنند که عجله کنند.
گاهی اوقات ما زمان، انرژی و تلاش خود را بدیهی می دانیم. ما نمی توانیم همیشه از وضعیت زندگی هرکسی آگاه باشیم. برای پردازش، برای جذب اطلاعات، برای تولید ایده، برای ابراز احساسات، زمان بگذارید و فضا بدهید.
اگر انرژی کم است، تصمیم بگیرید که آیا زمان استراحت است یا برای یک نوع بازی. تنقلات، نوشیدنی و غذا را فراموش نکنید!
قدرت و مشارکت — ممکن است صدای برخی افراد غالب باشد. دینامیک قدرت می تواند ترسناک باشد. مطمئن شوید که همه فرصت صحبت کردن دارند. برخی از افراد ممکن است نیاز به دعوت نامه برای شرکت در بحث داشته باشند، حتی اگر در ابتدا با صدای بلند از همه دعوت شده باشد. پیمایش ارتباط بین افراد هرگز آسان نیست. به شیوه ای محترمانه، دیگران را دعوت کنید تا افکار خود را با دیگران در میان بگذارند. اما همچنین به تمایل مردم برای شرکت نکردن احترام بگذارید. صحبت کردن در یک گروه بزرگتر یا با افراد خاص می تواند ترسناک باشد. یک گزینه این است که گردهمایی را به گروه های کوچک تقسیم کنید و سعی کنید تسهیل کنید که هر فرد قبل از ارتباط دادن افکار به گروه بزرگتر، در داخل گروه کوچک صحبت کند. همه صداهای ما می خواهند و باید شنیده شوند. اتاق را بخوانید، به دنبال تعادل باشید. از مکالمات کج و بیراه که در آن برخی افراد کاملاً دور زده می شوند خودداری کنید.
سکسکه های ارتباطی— احتمال دیگر این است که مبادله ترش شود. اظهارنظرهای تحریک آمیز یا توهین آمیز (آنها می توانند ناخواسته باشند، با عجله، عصبانیت یا از روی صدمه بیان شوند) اگر بدون توجه، بدون واسطه رها شوند، منجر به ناراحتی بیشتر می شود. حتی اگر برخی از اعمال، سخنان یا نگرش ها باقی بماند تا بعداً به آنها رسیدگی شود، مهم است که به موقع آنها را تصدیق کنید. توجه داشته باشید که افزایش انرژی در مکالمات منجر به اختلال در گوش دادن، سوء تفاهم های احتمالی، درگیری و آسیب می شود. صداهای بلند فقط خودشان را می شنوند. اگر برخی از تمایلات مخرب مانند وقفه وجود دارد، به آرامی راه های جایگزین برای برقراری ارتباط را پیشنهاد دهید.
ارزشمند است که این ایده که گاهی برخی افراد «بله» می گویند، اما منظورشان «شاید» است، را درونی سازی کنید. وقتی برخی می گویند “شاید” منظورشان “بله” هست در حالی که برخی دیگر منظورشان “نه” هست. کسانی هستند که می گویند “نه” اما در واقع منظورشان “شاید” هستند و غیره. شما ماتریس را دریافت می کنید.
عکس‌ها، ضبط شده‌ها و یادداشت‌ها— اگر قرار است عکس‌ها، فیلم‌ها یا صداهای ضبط شده یا حتی یادداشت‌برداری وجود داشته باشد، مطمن شوید که توضیح داده و از شرکت‌کنندگان اجازه گرفته شده است. معمولاً ضبط‌ها عالی نیستند، زیرا می‌توانند مزاحم باشند و باعث شوند کسی احساس کند که در حال تماشا یا گوش دادن است. اگر برای اهداف داخلی است، استدلال و نحوه استفاده از آن را توضیح دهید. تمرین خوبی است، حتی اگر در لحظه ساخت آن ضبط های صوتی یا تصویری از افراد اجازه دارید، برای مثال اگر قصد دارید هر یک از محتواها را به صورت عمومی از طریق رسانه های اجتماعی به اشتراک بگذارید، دوباره با آنها چک کنید و رضایت آنها را جلب کنید. شرایط در طول زمان تغییر می کند. حتی اگر در آن روز خاص مجوز دارید و تا چند ماه بعد چیزی را به صورت عمومی به اشتراک نمی گذارید، دوباره با شرکت کنندگان تماس بگیرید و کاربرد، زمینه را توضیح دهید و دوباره از آنها اجازه بگیرید.
اگر در حال یادداشت برداری هستید، سعی کنید خلاصه ای از یادداشت ها را داشته باشید که در صورت لزوم بتوانید آن را به بیش از یک روش ترجمه و با همه به اشتراک بگذارید تا به انتقال این حس پیگیری یا حتی خاتمه پیدا کردن، بسته به موضوع یا رویداد، به شما کمک کند.
توافق‌نامه‌ها و دستورالعمل‌ها— قبل از یک گردهمایی، می‌توانید فهرستی از توافق‌ها یا دستورالعمل‌هایی را که باید در طول جلسه دنبال کنید، تهیه کنید. این دستورالعمل ها را برای همه روشن کنید. ما دریافتیم یکی از دستورالعمل‌های مهم این است که آنچه در جمع به اشتراک گذاشته می‌شود، به‌ویژه داستان‌های شخصی، اطلاعات و احساسات، خارج از گردهمایی هایمان به اشتراک گذاشته نمی‌شود. فقط در صورتی باید خارج از گروه به اشتراک بگذاریم که مجدداً اجازه و رضایت داشته باشیم. حریم خصوصی بخشی از ایجاد حس امنیت و آسایش به دلیل اعتمادی است که ایجاد کرده ایم و همچنان حفظ می کنیم. مراقب باش. همه ما به طور مداوم با هم در حال یادگیری هستیم. «آنچه در اینجا گفته می‌شود اینجا می‌ماند، آنچه در اینجا آموخته می‌شود از اینجا می‌رود.»