Atmosfer — Uzaydaki bedenlerimizin farkına varmaya çalışıyoruz Neredeyiz? Oturuyor muyuz yoksa ayakta mı duruyoruz? Dışarıda, geniş açık havada mı, yoksa bir odada mı? Herkesin yüzünü görebiliyor musunuz, ya da en azından herkesin yüzünü görebileceğinizi biliyor musunuz? Bir daire içinde oturmak, her kişiyi herkesle bağlantılandırır ve hiyerarşiyi en aza indirir. Mekan ve nasıl mekânı işgal ettiğiniz önemlidir.
Öncelik belirleme— Bizim için, kolaylaştırıcının (veya kolaylaştırıcı grubunun) sorumluluğunun bir parçası, lojistikleri düzenlemek ve süreç boyunca mümkün olduğunca adil ve kapsayıcı olmak için ayrıntıları düşünmektir. Önceliğiniz nedir? Mümkün olduğunca çeşitli sesleri dahil etmek mi? Öyleyse, sadece çeşitli bir grup davet etmekle sınırlı olmadan bu önceliği etkinlik boyunca nasıl sürdüreceksiniz? Yine söylüyoruz, burada süreç önemlidir; sadece başlangıçta (ortaya çıkma) ve sonunda (kararlar verme, örneğin) değil de herkesin yolculuğun her aşamasının bir parçası olmasını sağlamaktır, . Birisi orada olmak ve katılımcı olmak istiyorsa, bu harika bir şeydir ve kolaylaştırıcılar da dahil olmak üzere diğer herkese bir armağandır. Ancak birisi tamamen katılımcı olmamak için alanına ihtiyaç duyuyorsa, bu da uygun görünmediği sürece saygı görmeli ve kabul edilmelidir. Yoğun bir katılıma yönelik eksiklikleri de olsa kimseyi yargılamadan kollarını açmak önemli hale gelmiştir.
Kim— Etkinliğinize kimler katılıyor? Orada olması gereken tüm kişilere ulaştınız mı? Grup mesajları ve belki bireysel mesajlar gönderdiniz ve katılım onayı aldınız mı? Belki de konumlarına ulaşmak konusunda daha fazla zorluk yaşayabilecek olanların katılımını kolaylaştırdınız mı? (Eğer mevcutsa, haritaları okuyabilir ve toplu taşıma sistemini kullanabilirler mi? Bu sistem için ödeme yapma imkanları var mı?)
Grubun dil yapısı— Dünyanın diğer yerlerinden ana dilleri olan kişilerin, toplantıda kullanılan dil becerilerine ilişkin net bir anlayışa sahip misiniz? Veya çevirmenleriniz var mı? Sadece anlamak yeterli değil, aynı zamanda tartışmalara katılabileceğinizi ve katılmaya teşvik edildiğinizi hissetmek de yeterli. Alan, daha fazla zorlukla karşılaşan kişilerin gerektiğinde açıklama isteyebileceklerini hissetmelerini sağlayacak kadar rahat mı, yoksa “devam etmeleri” ve rol yapmaları için baskı mı yapılıyor?
Çevirmenler/Tercümanlar— Dikkatlerini dil öğrenimi yerine içeriğe odaklaması gerekenler için çevirmenleriniz var mı? Kişi dilin sağlam bir konuşmacısı olsa bile, birçok anlam ve incelik kaybolabilir. İyi bir bilgi tabanına sahip birinin tercümanı varsa, kimsenin bunu kişisel olarak algılamamasını sağlayacak kadar rahat bir atmosfer nasıl yaratabilirsiniz? Bu önceliklerle ilgilidir: Kolaylaştırıcı olarak herkesin rahat etmesini sağlamak size kalmış. Mümkün olan en iyi anlayışa ve alışverişe sahip olma fırsatını eşitlemek size kalmış. Birisi dil nedeniyle veya tartışmanın belirli bir yüzdesini anladığı için dışarıda bırakılırsa ancak neyin kaçırıldığından emin değilse, o zaman tüm grup bundan zarar görür. Bunları hafife almamak için Hırvatça ve İngilizce arasındaki tercümanları unutmayın. Sık sık Arapça ve Farsça tercümanlarımız oldu, ancak tartışmanın bir kısmı Hırvatçadan İngilizceye, başka bir dile ve tersine gittiği için Hırvatça-İngilizce tercümanları resmileştirmeyi unuttuk. Bilgi üretimi ve değişimi nadiren dengelenir ancak eşitliği hedeflemek için çok şey yapılabilir.
Zamanlama ve Alan — Tercümanlara tercüme yapma şansı verin ve bunu birkaç kişinin aynı anda yapması yerine birlikte yapmalarını isteyin. Aynı anda simultane yapılması, özellikle küçük gruplarda ve mekanlarda, diğerlerinin fısıltının üzerine duymasını zorlaştırabilir. Tercümanlar ve bekleyen dinleyiciler, belki de acele etmeye zorlanma baskısı hissedebilirler.
Bazen zamanımızı, enerjimizi ve çabamızı hafife alırız. Herkesin hayatındaki durumdan her zaman haberdar olamayız. İnsanların bilgiyi sindirmeleri, fikir üretmeleri, duygularını ifade etmeleri için zaman ayırın ve alan tanıyın.
Enerji düşükse, bir mola veya bir tür oyun zamanı mı olduğuna karar verin. İkramları ve yiyecekleri unutmayın!
Güç ve katılım — Bazı insanların sesi baskın olabilir. Güç dinamikleri korkutucu olabilir. Herkesin konuşma fırsatı bulduğundan emin olun. Bazı insanlar, genel bir davet yapılmış olsa bile katılım için bir davete ihtiyaç duyabilir. İnsanlar arasındaki iletişimi yönlendirmek hiçbir zaman kolay değildir. Saygılı bir şekilde, diğerlerini düşüncelerini paylaşmaya davet edin. Ancak insanların katılmama isteklerine saygı gösterin. Büyük bir grupta veya belirli insanlarla konuşmak korkutucu olabilir. Buna bir seçenek, topluluğu küçük gruplara ayırmak ve her kişinin düşüncelerini büyük gruba iletmek öncesinde küçük grup içinde konuşmasını sağlamaya çalışmaktır. Tüm seslerimiz duyulmak istiyor ve duyulmaya ihtiyaç duyuyor. Odayı okuyun, dengeyi arayın. Bazı insanların tamamen atlandığı dengesiz konuşmalardan kaçının.
İletişim aksaklıkları — Başka bir olasılık da alışverişin bozulmasıdır. Kışkırtıcı veya saldırgan yorumlar (istenmeyen, aceleyle söylenen, öfke veya incinmeden dolayı olabilir) eğer göz ardı edilirse, arabulucu olmazsa, daha fazla rahatsızlığa yol açacaktır. Bazı eylemler, kelimeler veya tavırlar sonraya bırakılsa bile, bunları zamanında kabul etmek önemlidir. Konuşmalarda artan enerjinin dinlemenin aksamasına, olası yanlış anlamalara, çatışmalara ve zarara yol açacağını unutmayın. Yüksek sesler yalnızca kendilerini duyar. Kesinti gibi bazı rahatsız edici eğilimler varsa, alternatif iletişim yollarını nazikçe önerin.
Bazı insanlar “Evet” derken aslında “Belki” demek istediklerini söyler; bazıları “Belki” dediğinde “Evet” derken, diğerleri “Hayır” der. “Hayır” diyenler aslında “Belki” demek isteyebilir, ve benzeri. Matrisi anladınız.
Fotoğraflar, kayıtlar ve notlar — Fotoğraf, video veya ses kaydı yapılacaksa, hatta not alınacaksa mutlaka açıklayın ve katılımcılardan izin alın. Genellikle kayıtlar çok iyi değildir çünkü müdahaleci olabilir ve birine izlendiğini veya dinlendiğini hissettirebilir. Dahili amaçlara yönelikse gerekçesini ve nasıl kullanılmasının beklendiğini açıklayın. Bu işitsel veya görsel kayıtları yaptığınız anda insanlardan izin almış olsanız bile, içeriğin herhangi birini örneğin sosyal medya aracılığıyla herkese açık olarak paylaşmayı planlıyorsanız, onları tekrar kontrol edip onaylarını almak iyi bir uygulamadır. Koşullar zamanla değişir. Belirli bir günde izniniz olsa ve birkaç ay sonrasına kadar hiçbir şeyi kamuya açık olarak paylaşmasanız bile, katılımcılarla tekrar iletişime geçin ve kullanımı, bağlamı açıklayın ve tekrar izinlerini alın.
Toplantı öncesinde bir araya gelerek toplantı boyunca takip edilecek bir dizi anlaşma veya yönerge listesi oluşturabilirsiniz. Bu kuralları herkes için açık hale getirin. Bulduğumuz önemli kurallardan biri, toplantıda paylaşılanların, özellikle de kişisel hikayelerin, bilgilerin ve duyguların toplantı dışında paylaşılmaması konusunda anlaşmaya varılmasıdır. Grup dışında ancak yine izin ve onayımız varsa paylaşım yapmalıyız. Gizlilik, güven ve konfor hissi oluşturmanın bir parçasıdır çünkü inşa ettiğimiz güveni sürdürmek istiyoruz. Dikkat edin. Hep birlikte sürekli öğreniyoruz. “Burada söylenen burada kalır, burada öğrenilen buradan ayrılır.”