Neki od nas vole “to do” liste. Neki od nas vole staviti kvačicu pored zadatka na popisu. Neki od nas čak će dodati dovršeni zadatak koji nije bio na popisu samo da bi stavili kvačicu pokraj njega. Zadovoljstvo! Popise je također ponekad lakše prevesti i vizualizirati kada pokušavamo organizirati premještanje ljudi i stvari.
Može biti zadovoljavajuće imati višejezični popis sa stupcem koji ispunjavaju osobe koje dobrovoljno obavljaju određeni zadatak. Ideja je da bilo koji od primatelja e-pošte tada može, u svoje slobodno vrijeme, odlučiti što može ili ne može učiniti. Ovo je bolje nego pokušavati sazvati sastanak na kojem ne mogu prisustvovati svi koji su uključeni u putovanje, čak i ako se radi o miksu uživo i online sastanka. Dakle, ako imamo popis u zajedničkoj mapi na internetu, tada svi možemo imati pristup i dati svoj doprinos. Nakon toga, manja grupa ljudi može vidjeti što je ostalo za dovršiti i može pokušati pronaći nekog drugog ili sami popuniti prazninu. To bi bio način da se prilagodimo gustim rasporedima i omogući način komunikacije koji odgovara mnogima (svatko tko bi bio uključen u taj razgovor treba ima ‘pametni telefon’, računalo i pristup internetu – to nije nešto za što uzimamo zdravo za gotovo i zato imamo dostupna računala i pristup internetu u našoj organizaciji).
Pa zar to tako funkcionira? Ne, ne stvarno. I dalje pokušavamo i nadamo se. Stvarnost je da ova metoda rada – koliko god bila susretljiva i demokratska – jednostavno ne potiče ljude uvijek da se angažiraju. Dobri stari način obavljanja stvari: nazvati nekoga konkretno i pitati ga što smije, a što ne može činiti—to je način na koji to uglavnom funkcionira. Ovo oduzima puno vremena, posebno za one koji zovu i provjeravaju, a zatim moraju ažurirati ‘dijeljeni dokument’ kako bi ga svi mogli vidjeti. To nije samo stvar načela— transparentnost u procesu, već i način komuniciranja o tome “kako se nešto radi” kako bi se ljudima dala mogućnost da se pridruže (ili ne), ali i da nauče kako biti u zajednici i graditi je. To je kružno obrazovanje i angažman, a mi nikada ne prestajemo učiti i angažirati se.